۱۰ راهکار مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

۱۰ راهکار مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

در این مقاله راهکارهای جدیدی را در مدیریت زمان برای افراد پرمشغله ارائه می‌کنیم که با انتخاب هر کدام از آن ها متناسب با شرایط خود می‌توانید به راحتی از اتلاف وقت با ارزش خود جلوگیری کرده و بهترین استفاده را از روز خود داشته باشید.

از آنجایی که امروزه همه افراد با کمبود زمان مواجه‌اند، مدیریت زمان برای افراد پرمشغله در شبانه‌روز به مسئله‌ای بسیار مهم تبدیل شده است.
در حقیقت زمان نیز مانند پول بدون مدیریت هدر می‌رود و گذر آن سودی برای ما نخواهد داشت.
به همین دلیل افراد جامعه در روش های مختلف سعی دارند برای خود برنامه‌های روزانه و یا هفتگی تعیین کنند تا از اتلاف وقت خود در روز جلوگیری کرده و به عبارتی برای انجام کارهای خود زمان بخرند.
در ادامه راهکار‌های جدیدی را به شما برای مدیریت زمان ارائه می‌کنیم که با انتخاب متناسب‌ترین آن‌ها با شرایط خود می توانید به راحتی از اتلاف وقت با ارزش خود جلوگیری کنید و بهترین استفاده را از روز خود داشته باشید.

۱- برنامه زمانی هفتگی برای خود بچینید

پیشنهاد ما برای مدیریت زمان بهتر این است که در آخر هر هفته، زمانی را برای برنامه ریزی هفته آینده اختصاص دهید. باید از کارهای خود جلوتر باشید و از قبل برای انجام آنها برنامه داشته باشید.

بهترین زمان برای انجام این کار عصر چهارشنبه است.
بنابراین ۳۰ تا ۶۰ دقیقه را برای این که مشخص کنید چه کارهایی را این هفته کامل کرده‌اید و چه کارهایی را هفته بعد باید کامل کنید، بگذارید.
سپس برای تک تک آن‌ها به ترتیب اولویت، زمانی اختصاص دهید.
تأکیدم بر چهارشنبه به این دلیل است که علاوه بر این که پایان هفته است و با اتمام فشار کاری ذهن آرامتری برای تمرکز دارید، همچنین زمان مناسبی برای برنامه‌ریزی روز شنبه است که بدون اتلاف وقت کارهای اولویت دار خود را آغاز کنید.

۲- زمان شروع و پایان کارهای خود را برای مدیریت زمان تعیین کنید

در مدیریت زمان برای افراد پرکار مهم است که زمان شروع، مدت زمان و زمان پایان کارها را نیز مشخص کنند.
با این کار می‌توانید بفهمید برای انجام یک کار چقدر زمان نیاز دارید و یا چه کارهایی را می توانید در یک روز و یا در یک هفته به اتمام برسانید و چه کارهایی نیاز به زمان بیشتری دارند.

اگر مدت زمان لازم برای انجام یک کار را نمی دانید ۵۰% زمان بیشتری برای آن در نظر بگیرید.
در صورتی که زودتر آن کار به پایان رسید می‌توانید به کارهای دیگر برسید. اگر می‌خواهید مدیریت زمان دقیق تری داشته باشید، دقت کنید که هیچگاه مسئولیت انجام دو کار هم زمان را به عهده نگیرید.

۳- کارهایی که قرار نیست انجام بدهید را مشخص کنید

همان طور که کارهای نیمه تمام و جدید خود را لیست می کنید و برای آن‌ها زمان مشخص می کنید، برای بهبود مدیریت زمان خود باید بدانید که چه کارهایی را نباید انجام دهید و نیازی نیست برای آن ها وقت بگذارید.
گاهی وقت ها با در نظر گرفتن یک کار غیر ضروری در برنامه خود ممکن است اولویت انجام کارها را بهم بریزید و به اهداف هفتگی که تعیین کرده‌اید نرسید.
پس کارهایی که لازم نیست در آینده‌ای نزدیک انجام شود را از لیست برنامه هفته آینده خود حذف کنید.

۴- برنامه خود را به درستی مدیریت کنید

کلیشه همیشگی در رابطه با مدیریت زمان این است که ” بعد از اینکه برنامه خود را نوشتید ، شروع به اجرای آن کنید” اما این همیشه درست نیست. زیرا در روز همه اتفاقات طبق میل ما پیش نمی‌روند.
اگر اتفاقی افتاد که برنامه شما را جابجا کرد می‌توانید برنامه خود را تغییر دهید.
اما دقت کنید که نباید اولویت بندی کارهای خود را بهم بریزید.
فقط در برنامه خود تغییر ایجاد کنید تا بتوانید کارهای پیش بینی نشده خود را نیز تا حد امکان انجام دهید.

۵- فعالیت‌های خود را هم مانند قرار ملاقات‌ها برنامه‌ریزی کنید

اکثر ما به هنگام داشتن قرار ملاقات با دیگران خوش قول هستیم مثلاً: وقتی که با مدیر عامل شرکت قرار جلسه داریم.
چه خوب است همین اندازه که به امور مشترک با دیگران اهمیت می‌دهیم به امور خودمان نیز متعهد باشیم و برای آن‌ها نیز برنامه‌ریزی کنیم.

آیا شما فعالیت های مربوط به خود را همانطور که قرار است انجام می‌دهید یا ممکن است که موارد دیگری به ذهنتان بیاید و حواستان پرت شود.
اگر برایتان مهم است که یک مورد کاری به درستی و کامل انجام گیرد، آن را درست مانند یک قرار با مدیر عامل، برنامه‌ریزی کنید و به انجامش متعهد باشید.

۶- تصویر بزرگ را در ذهن داشته باشید

همه ما گرفتاری‌های خود را داریم. به راحتی می توانیم درگیر مسائل مختلف شده و کار را روزها پشت سرهم بیاندازیم و زمان را تلف کنیم.
به عنوان بخشی از برنامه هفتگی خود، زمان را به عقب برگردانید و به تصویر بزرگ نگاه کنید.
آیا وظایف و فعالیت هایی که شما در روز و هفته انجام می دهید در راستای هدف اصلی هستند یا نه؟

۷- برای تعیین اولویت کارها از ماتریس اولویت استفاده کنید

رابطه بین ضرورت و اهمیت کارها را در قالب یک ماتریس دوبعدی به عنوان یک ابزار برای تعیین اولویت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
این مدل به راحتی به ما می‌گوید که چگونه کارها را به لحاظ فوریت و اهمیت اولویت‌بندی کنیم.
این ماتریس چهار حالت را پیش پای ما می‌گذارد. بهترین حالت کارهای مهم اما غیر فوری است که استرسی را بر شما تحمیل نمی‌کنند ولی ارزش زمان گذاشتن را دارند.
اما بدترین حالت زمانی است که کارها فوری و بی اهمیت باشند مثلاً: وقتی که قرار نه چندان مهمی را به دقیقه نود محول می کنید و استرس انجامش را نیز دارید.

۸- کنترل ایمیل خود را در دست بگیرید

زمان خاصی برای مدیریت و مراقبت از ایمیل داشته باشید. سعی کنید زمان خاصی را برای چک کردن ایمیل‌ها یا پیام‌های خود در شبکه‌های اجتماعی در نظر بگیرید و تعداد این چک کردن‌ها در روز کاملاً تحت کنترل شما باشد و به یک وسواس فکری تبدیل نشود.

اگر در جلسه فوق الذکر با مدیرعاملتان بودید، هر ایمیلی را که در طی جلسه می‌آمد، بررسی می‌کردید؟ به یاد داشته باشید زمانی را که به وظایف خود اختصاص داده‌اید همانند یک جلسه با شخص دیگر ببینید و به آن متعهد باشید.

۹- از منحنی بهره وری شخصی خود آگاه باشید

از آنجایی که هر کدام از ما در ساعات خاصی از روز می توانیم عملکرد بهتری داشته باشیم سعی کنید وظایف روزانه خود را بر اساس بهترین وضعیت بهره‌وری خود تنظیم کنید.

برای مثال طبق قانون قانون ۸۰/۲۰ ، بیست درصد تلاش‌های شما هشتاد درصد از نتایج شما را تولید می‌کند. یعنی شما می‌توانید از هدر رفتن هشتاد درصد از زمان خود جلوگیری کرده و آن را صرف کارهای اولویت‌دار دیگری بکنید.

۱۰- بر کمالگرایی اصرار نکنید

کمالگرایی دلیل اصلی تعلل در کارهاست. نگران انجام کار به صورت کامل و بی نقص نباشید، فقط کار کنید.
برای این که بتوانید این موضوع را راحت تر مدیریت کنید پیشنهاد می کنم به کارهای خود امتیاز بدهید و یا از دیگران بخواهید این کار را انجام دهند.
اگر امتیاز کارتان بیشتر از ۷۰ درصد بود حتماً به آن خاتمه دهید و نگران کیفیت آن نباشید. توجه بیش از حد اتلاف زمان و انرژی شما را به همراه خواهد داشت.

کلام آخر

همانطور که می‌بینید مدیریت زمان برای افراد پرمشغله نیاز به دقت و اولویت بندی‌های کاری و زمانی دارد.
اما با تنظیم یک برنامه با این کیفیت می توانید در طول هفته با آرامش بیشتری به کارهای خود برسید و در صورت انجام شدن کارها از خود و سپری کردن روز خود با برنامه ریزی و هدف مشخص راضی تر و خشنود تر باشید.

 

رم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی آرسس یکی از قدرتمندترین نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی است که باتلاش جمعی از فارغ التحصیلان دانشگاه های برتر کشور فعالیت خود را از سال 1394، در راستای خدمت‌رسانی به کسب وکارها آغاز نموده است. 
نرم افزار مدیریت پروژه فارسی یا نرم افزار کنترل پروژه آرسس ، در اجرای این مهم از دو ابزار قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه استفاده می کند ( همچون نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو ) و لذا به ابزاری کاربردی و قدرتمند برای کنترل زمان، کنترل هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی تبدیل گردیده است. 

سپاس از همراهی شما 

نرم افزار مدیریت پروژه طیف وسیعی از راه حل ها را توصیف می کند که به افراد و تیم ها اجازه می دهد مسیر پیشرفت پروژه های پیچیده را از زمان تایید آنها تا تکمیل و یا راه اندازی آنها پیگیری کنند.

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی . نرم افزار مدیریت پروژه فارسی. نرم افزار مدیریت پروژه. مدیریت پروژه. تسکولو ، نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو

نام نویسنده :شکیبا خلج/الگام