مراحل مهم در مدیریت هزینه پروژه
 

امروزه یکی از مهمترین مواردی که در شرکت های پروژه محور جهت مدیریت بهتر سبد پروژه‌ها و برنامه‌ریزی مالی مورد نیاز است، مدیریت هزینه پروژه‌ها است. درمدیریت هزینه پروژه با استفاده از مجموعه تکنیک ها و اصول کنترل پروژه و مالی می‌توان عملکرد مالی هر پروژه را از جنبه نحوه عملکرد ( هزینه کرد) واقعی در مقایسه با هزینه پیش‌بینی‌شده برای کار انجام شده را بررسی نموده و راهکارهای اصلاحی در راستای کاهش هزینه‌ها و تحت کنترل قراردادن آن‌ را ارائه نمود. به عبارت دیگر سیستم مدیریت هزینه به ما نشان می‌دهد که علاوه بر عملکرد زمانی، پروژه را تا این قسمت از کار آیا با قیمت مناسبی انجام داده‌ایم؟ همچنین عمده دلیل عملکرد کنونی مالی پروژه ناشی از کدام سطح از ساختار شکست کار WBS و یا ناشی از کدام فعالیت‌ها بوده است؟ و نیز با توجه به روند کنونی میزان بودجه مورد نیاز تا پایان کار چقدر می‌باشد؟

مرحله 1- تنظیم بودجه پروژه
اولین مرحله مدیریت مالی پروژه، تهیه بودجه برای پروژه می باشد. این کارآسان نبوده و همواره با مشکلاتی روبرو می باشد. شما باید مقدار کل نیروی انسانی، تجهیزات، مصالح و سایر هزینه های مورد نیاز پروژه را پیش بینی نمایید. سپس در هنگام تهیه برنامه پروژه، شما باید از این اطلاعات استفاده نمایید و این هزینه ها را در نظر بگیرید. با انجام این کار، شما می توانید تصویری از جریان مالی پروژه را بدست آورید که به شما مقدار پول مورد نیاز برای اجرای پروژه را به صورت هفتگی نشان می دهد.

مرحله 2- بودجه پشتیبان
قبل از این که شما نیاز به پول اضافی پیدا نمایید ، باید پیش بینی تهیه این بودجه را بنمایید. این بودجه اضافی برای تکمیل پروژه استفاده خواهد شد. تعداد کمی از مدیران پروژه واقعا این کار را به موقع انجام می دهند. به یاد داشته باشید که همواره در نظر گرفتن بودجه پشتیبان مزایای بهتری برای شما به ارمغان می آورد تا این که در هنگام نیاز به دنبال بودجه اضافی باشید. تهیه بودجه پشتیبان در مراحل اول چرخه حیات پروژه استرس شما را کاهش می دهد.

مرحله 3- پیگیری هفتگی
مرحله بعدی پس از تهیه بودجه و بودجه پشتیبان، کنترل مصرف بودجه به صورت روزانه می باشد. شما باید هر گونه هزینه را ثبت نمایید. از تیم پروژه بخواهید فرمهای هزینه را تکمیل نموده و آنها را برای تایید برای شما ارسال نمایند. اگر بتوانید تیم را متقاعد نمایید که قبل از انجام هرگونه هزینه ای ابتدا تایید شما گرفته شود، بدین نحو کنترل هزینه های پروژه برای شما آسان تر خواهد بود. در مرحله بعد شما باید هزینه مربوط به نیروی انسانی را کنترل نمایید.

مرحله 4: به روز نمودن برنامه
هنگامی که هزینه های پروژه از بودجه پیش بینی شده افزایش یافت، 3 راه حل برای ماندن در چارچوب بودجه وجود دارد:
- پیش بینی مجدد هزینه ها و ارائه بودجه جدید به کارفرما برای تایید
- کاهش فوری هزینه های پروژه. این به معنی هزینه های کمتر در قبال انجام دادن کار مشابه می باشد. یا به همین نحو، اگر کارفرمای شما موافق با کاهش محدوده پروژه باشد، می توانید محدوده پروژه را کاهش دهید.
- بودجه پشتیبان پروژه را صرف هزینه های اضافی نمایید

مرحله 5- مدیریت جریان نقدی
اطمینان کسب نمایید که شما همواره بودجه کافی به منظور پوشش دادن هزینه های ماه جاری را دارید. مدیریت جریان نقدی در واقع مدیریت پول مورد نیاز برای تحویل پروژه می باشد. بنابراین مطمئن شوید که کارفرما کارهای یکی دو ماه آینده را تایید نموده است و بودجه مورد نیاز برای انجام فعالیت ها در دسترس خواهد بود. سپس مصرف بودجه را به صورت هفتگی کنترل نمایید.

فرآیند کنترل در مدیریت هزینه پروژه دارای مراحل زیر می باشد :

ساختار کنترل هزینه

پیش بینی هزینه و بودجه

ثبت عمل کرد واقعی

محاسبه تفاوت

انجام عملی متناسب با اندازه واریانس

نام نویسنده :الگام