مدیریت هزینه با کمک نرم‌افزار مدیریت پروژه

شاید مسئله هزینه دغدغه اصلی مدیر یک پروژه نباشد، اما مدیریت ناکارآمد هزینه‌ها اغلب دلیل اصلی شکست یک پروژه محسوب می‌شود. به همین دلیل مدیریت هزینه برای تکمیل یک سرمایه‌گذاری ضروری است و باید به‌عنوان یکی از اصلی‌ترین مراحل مدیریت پروژه در نظر گرفته شود. در ادامه نکاتی برای مدیریت هزینه کارآمد و مؤثر را بیان می‌کنیم:

پیش‌بینی و بودجه

برنامه‌ریزی گام نخست برای ایجاد این اطمینان است که مدیر پروژه همراه با بودجه قدم برمی‌دارد. این امر از طریق هماهنگی با گروه و برآورد واقعی از هزینه‌ها ایجاد می‌شود. باید تمام مراحل پروژه، وظایف، فعالیت‌ها و... در این مرحله در نظر گرفته شود.

زمانی که برآورد مشخص و منابع مالی اعلام شد، مدیر پروژه بودجه لازم برای مدیریت هزینه را در اختیار خواهد داشت.

کنترل هزینه‌ها

کنترل شفاف هزینه‌ها برای تمام مخارج پروژه باید اعمال شود. اینکه چه کسی مسئول کنترل وضعیت مالی است و وضعیت فاکتورها چگونه است و... همه برای مدیریت مالی یک پروژه ضروری است.

ثبت هزینه و شاخص‌های محاسباتی

برای اینکه مطابق با بودجه خود گام بردارید، باید مقایسه‌ای بین هزینه‌های پیش‌بینی‌شده و مقدار واقعی پولی که در پروژه هزینه شده انجام دهید. اگر نتیجه این مقایسه بسیار دور از هم بود، یک مدیر پروژه نمی‌تواند تا پایان کار از پس هزینه‌ها بربیاید مگر اینکه کاری برای آن انجام دهد. هزینه‌ها باید در پایان هر دوره از گزارش‌گیری ها محاسبه شود و مقدار کلی خرج شده با میزان پیش‌بینی‌شده مقایسه شود.

به‌روزرسانی پیش‌بینی‌ها

با هر تغییری در هزینه‌ها، باید در پیش‌بینی صورت گرفته به‌روزرسانی صورت گیرد تا بدین ترتیب بتوان منابع مالی را به صورت مؤثرتر در آینده هزینه کرد. یک مدیر پروژه هیچ‌گاه نمی‌خواهد که نسبت به تغییرات مالی غافلگیر و ناچار شود تا درخواست مجدد برای بودجه داشته باشد. با برآورد مستمر از وضعیت مالی می‌توان از تمام تغییرات صورت گرفته اطلاع پیدا کرد.

استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه

اما نکته آخر اینکه تمام موارد بالا و همچنین سایر ارزیابی‌های مالی مراحل پروژه را می‌توان با استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه به آسانی انجام داد. مدیر پروژه با ویژگی و کارکردهای یک نرم‌افزار مدیریت پروژه همچون زرافه، می‌تواند ضمن تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها به افراد مختلف و گزارش‌گیری از مراحل مختلف کار، ارزیابی کلی نسبت به وضعیت پیشرفت کار و در نهایت برآورد مالی پروژه را انجام دهد. ثبت هزینه‌ها و مقایسه با بودجه و منابع مالی یکی دیگر از کارکردهای نرم‌افزار است که می‌تواند برای مدیریت هزینه مفید باشد.

📌 یک پیشنهاد دوستانه 

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی آرسس یکی از قدرتمندترین نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی است که باتلاش جمعی از فارغ التحصیلان دانشگاه های برتر کشور فعالیت خود را از سال 1394، در راستای خدمت‌رسانی به کسب وکارها آغاز نموده است. نرم افزار مدیریت پروژه فارسی یا نرم افزار کنترل پروژه آرسس ، در اجرای این مهم از دو ابزار قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه استفاده می کند ( همچون نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو ) و لذا به ابزاری کاربردی و قدرتمند برای کنترل زمان، کنترل هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی تبدیل گردیده است.

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی . نرم افزار مدیریت پروژه فارسی. نرم افزار مدیریت پروژه. مدیریت پروژه. تسکولو ، نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو

نام نویسنده :سپیده شاه مرادی