در 4 گام مدیریت هزینه پروژه

مدیریت هزینه پروژه در 4 گام

مدیریت هزینه همان فرایند برنامه ریزی و کنترل بودجه یک پروژه یا کسب و کار است.

مدیریت هزینه پروژه شامل فعالیت هایی از جمله برنامه ریزی، تخمین، بودجه بندی، تامین مالی، تخصیص سرمایه، مدیریت و کنترل هزینه ها می باشد تا بتوان پروژه را با بودجه مصوب تکمیل نمود. مدیریت هزینه کل چرخه عمر یک پروژه از فاز برنامه ریزی اولیه تا اندازه گیری هزینه واقعی اجرا و تکمیل پروژه را پوشش می دهد.
در این مقاله مراحل مختلف یا همان فرایند مدیریت هزینه پروژه به ترتیب با روش های مورد استفاده چون PMBOK توضیح داده شده است.

گام اول : برنامه ریزی منابع

در فاز اولیه یک پروژه منابع مورد نیاز برای تکمیل امور یک پروژه می بایست مشخص شود. می توان از ساختار شکست کار (WBS) و اطلاعات تاریخی پروژه های مشابه برای شناسایی منابع فیزیکی مورد نیاز استفاده کرد.
ساختار شکست کار (Work Breakdown Structures) به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه، جدولی است که در آن عناصر ضروری کار و وظایف مورد نیاز در یک پروژه ترسیم شده است تا روابط آنها با یکدیگر و با کل پروژه را به تصویر بکشد.
در این مرحله شما می توانید به زمان مورد نیاز، مواد اولیه، نیروی کار، تجهیزات و … بیاندیشید. به محض تشخیص نوع و میزان منابع مورد نیاز، هزینه مرتبط با هر یک نیز قابل تشخیص است.

گام دوم : تخمین هزینه

از روش های متفاوت تخمین هزینه می توان برای پیش بینی هزینه اجرای فعالیت های پروژه استفاده نمود.
انتخاب نوع روش تخمین بستگی به میزان اطلاعات موجود و دردسترس دارد. در روش تخمین قیاسی (Analogous) از هزینه واقعی پروژه های مشابه قبلی به عنوان مبنایی برای تخمین پروژه فعلی استفاده می شود.
دیگر گزینه پیش رو استفاده از مدل های پارامتریک (parametric models) است که در آنها مشخصه های پروژه به وسیله ریاضی نشان داده می شوند.

برآوردها و تخمین های شکل گرفته را می توان با دستیابی به اطلاعات بیشتر در طول پروژه اصلاح نمود.
در نهایت این امر به برآورد هزینه بسیار دقیق با تک تک جزییات می انجامد. عدم اطمینان باقی مانده در تخمین را نیز که منجر به تحمیل هزینه اضافی میگردد، می توان با استفاده از هزینه اندوخته یا رزرو پوشش داد.

گام سوم : بودجه بندی هزینه

فرم های تخمین هزینه به همراه برنامه پروژه ورودی مورد نیاز برای بودجه بندی هزینه می باشند.
بودجه بندی یک دید کلی در مورد هزینه های کلی و دوره ای پروژه می دهد. برآورد و تخمین هزینه ها ، هزینه هر یک از بسته های کاری یا فعالیت ها را مشخص می کند در حالیکه بودجه بندی، هزینه ها را به دوره های زمانی که این هزینه ها محتمل خواهد شد اختصاص می دهد.
یکی از واژه هایی که در این مرحله زیاد به گوش ما می خورد هزینه پایه است. حال این واژه به چه معناست؟ هزینه پایه یک بودجه مصوب در فاز زمانی است که به عنوان نقطه شروع برای اندازه گیری پیشرفت واقعی عملکرد استفاده می شود.

گام چهارم : کنترل هزینه

کنترل هزینه شامل اندازه گیری میزان تغییرات نسبت به هزینه پایه و انجام اقدامات اصلاحی موثر به منظور حداقل نمودن هزینه ها است.
در این مرحله روش هایی به منظور نظارت بر مصارف و عملکرد در مقایسه با میزان پیشرفت پروژه اعمال می شود. کلیه تغییرات نسبت به هزینه پایه میبایست ثبت شده و هزینه های نهایی مورد انتظار به شکل مداوم پیش بینی می شود.

زمانی که اطلاعات هزینه واقعی به دست آمد بخش مهمی از کنترل هزینه به توضیح علت مغایرت با هزینه پایه باز می گردد. طبق این تحلیل ها ممکن است به منظور جلوگیری از اضافه شدن هزینه ها اقدامات اصلاحی ضروری باشد.
به منظور تعیین روش های کنترل هزینه و پیگیری و تصویب تغییرات و همچنین انجام تجزیه و تحلیل می توان از نرم افزارهای کنترل هزینه اختصاصی بهره برد.
به علاوه استفاده از این ابزار موجب بهبود و ساده سازی گزارش دهی شده و همین امر آگاه نمودن کلیه ذینفعان در پروژه را ساده تر می کند.
 

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی آرسس یکی از قدرتمندترین نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی است که باتلاش جمعی از فارغ التحصیلان دانشگاه های برتر کشور فعالیت خود را از سال 1394، در راستای خدمت‌رسانی به کسب وکارها آغاز نموده است. 
نرم افزار مدیریت پروژه فارسی یا نرم افزار کنترل پروژه آرسس ، در اجرای این مهم از دو ابزار قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه استفاده می کند ( همچون نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو ) و لذا به ابزاری کاربردی و قدرتمند برای کنترل زمان، کنترل هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی تبدیل گردیده است. 
نرم افزار مدیریت پروژه طیف وسیعی از راه حل ها را توصیف می کند که به افراد و تیم ها اجازه می دهد مسیر پیشرفت پروژه های پیچیده را از زمان تایید آنها تا تکمیل و یا راه اندازی آنها پیگیری کنند.

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی . نرم افزار مدیریت پروژه فارسی. نرم افزار مدیریت پروژه. مدیریت پروژه. آرسس ، نرم افزار مدیریت پروژه آرسس

نام نویسنده :شکیبا خلج / الگام